En matière d’achats publics, la facturation électronique devient peu à peu la norme, entraînant de nouvelles obligations pour les entreprises fournissant des biens et services aux administrations publiques. Dans cet article, nous vous proposons d’examiner les différentes obligations qui pèsent sur les entreprises en matière de facturation électronique pour les achats publics, ainsi que les enjeux et perspectives liés à cette évolution.
Le contexte : la généralisation progressive de la facturation électronique
La facturation électronique s’est imposée ces dernières années comme un enjeu majeur de modernisation et de simplification des relations entre les acteurs économiques et les administrations publiques. Elle permet en effet de réduire les coûts, d’accélérer le traitement des factures et d’améliorer la transparence dans les transactions financières.
C’est pourquoi, depuis 2017, la loi prévoit une généralisation progressive de l’usage de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. Cette obligation concerne aujourd’hui l’ensemble des entreprises fournissant des biens ou services aux administrations publiques. Elle s’applique également aux contrats conclus avec certains organismes publics (établissements publics, collectivités territoriales…).
Les principales obligations pour les entreprises
Pour être conforme aux exigences légales en matière de facturation électronique pour les achats publics, une entreprise doit respecter certaines obligations. Parmi celles-ci, on peut citer :
- l’utilisation d’un format de facture électronique normalisé : les factures doivent être émises au format Factur-X, qui assure la compatibilité et la lisibilité des documents par les différents acteurs impliqués dans le processus de facturation ;
- la transmission des factures via le portail Chorus Pro : ce portail, mis en place par l’État, permet aux entreprises de déposer leurs factures électroniques et aux administrations publiques de les consulter et de les traiter. Le recours à Chorus Pro est obligatoire pour l’ensemble des factures adressées aux administrations publiques ;
- le respect des délais légaux pour l’émission des factures : selon le Code des marchés publics, une entreprise doit émettre une facture dans un délai maximal de 30 jours après la date d’exécution du marché ou du service rendu.
Les avantages et enjeux de la facturation électronique pour les entreprises
Au-delà de la conformité légale, la généralisation de la facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- une réduction des coûts liés à l’émission et au traitement des factures : en supprimant le papier, les frais d’impression et d’affranchissement sont diminués. De plus, le traitement automatisé permet une meilleure gestion du temps et des ressources humaines;
- un gain en efficacité et en rapidité de traitement : la facturation électronique permet de réduire les délais de paiement, grâce à une meilleure traçabilité et à une automatisation des processus (validation, archivage, etc.) ;
- une amélioration de la relation client-fournisseur : la dématérialisation facilite les échanges entre les entreprises et les administrations publiques, en simplifiant les démarches et en offrant une plus grande transparence.
Mais cette généralisation soulève également des enjeux pour les entreprises :
- la nécessité d’une adaptation technique : l’adoption du format Factur-X et l’utilisation du portail Chorus Pro impliquent de mettre à niveau les systèmes d’information et de formation des collaborateurs sur ces nouveaux outils;
- la gestion de la sécurité des données : le passage à la facturation électronique entraîne un risque accru de cyberattaques, ce qui nécessite une vigilance accrue en matière de protection des données personnelles et financières.
Perspectives d’évolution
La généralisation progressive de la facturation électronique dans le cadre des achats publics s’inscrit dans une tendance plus large visant à moderniser et simplifier les relations entre les acteurs économiques. À terme, il est probable que l’ensemble des transactions commerciales soient concernées par cette évolution, ce qui implique pour les entreprises un effort d’adaptation constant aux nouvelles technologies et aux exigences réglementaires.
En conclusion, la facturation électronique représente un enjeu majeur pour les entreprises fournissant des biens ou services aux administrations publiques. Il est donc essentiel de comprendre les obligations qui en découlent et d’anticiper les évolutions à venir afin de tirer pleinement parti des avantages offerts par cette technologie.